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Zeiterfassung | Möglichkeiten inkl. Vor- und Nachteile

KOSMO - digitale Zeiterfassung im Unternehmen
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In einem Unternehmen gehört unter anderem ein ordentliches Management hinzu. Bei der Arbeitszeiterfassung geht es bereits los. Mitarbeiter müssen sich in den meisten Unternehmen an- und abmelden, was sich mit einer Online-Zeiterfassung hervorragend umsetzen lässt.

Was ist eine Zeiterfassung?

Bei der Zeiterfassung handelt es sich um die Erfassung und Protokollierung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter und Auszubildenden. Die Zeiterfassung kann entweder aufwendig mit handschriftlich auszufüllenden Stundenzetteln erfolgen. Oder die Zeiten werden online über ein entsprechendes Programm erfasst. Die Zeiterfassung ist letztendlich auch für die Entgeltabrechnung relevant.

Warum ist eine Zeiterfassung so wichtig?

Die Zeiterfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter ist für die Lohnabrechnung besonders wichtig. Nur so haben Arbeitgeber einen Überblick über die geleisteten Stunden. Dank einer optimalen Zeiterfassung wird letztendlich gerecht abgerechnet. Die Erfassung der Zeiten ist somit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber relevant.

Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?

Unterteilt wird in drei Arten der Zeiterfassung. Bei der einen Art handelt es sich um den altbekannten und typischen Stundenzettel. Dies ist die älteste Variante, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Mitarbeiter erhalten einen Vordruck vom Arbeitgeber und müssen dort die Zeiten selber eintragen und unterschreiben lassen. Die Zettel müssen zum Monatsende dem Arbeitgeber ausgehändigt werden.

Bei der zweiten Variante handelt es sich um eine moderne Zeiterfassung über eine Hardware Lösung. Hierbei wird ein fest installiertes Terminal zur Zeiterfassung verwendet. Dazu gibt es für die Mitarbeiter Stechkarten, sodass über diese Variante die entsprechende Zeit erfasst wird. Die Leute können somit selbstständig ein- und auschecken.

Noch moderner wird es, wenn die Zeiterfassung über die mobilen Geräte der Mitarbeiter abläuft. Die Online-Zeiterfassung funktioniert somit ganz ohne festes Terminal und vor allem auch ohne Zettelwirtschaft. Mit einer Stempeluhr App ist es doch so einfach, die Zeit der Mitarbeiter zu erfassen und den Überblick zu behalten.

Welche Vorteile bietet die Zeiterfassung online für Unternehmen?

Die Zettelwirtschaft über die herkömmliche Zeiterfassung gehört heutzutage schon fast der Vergangenheit an. Stundenzettel sind möglicherweise kostengünstiger, dafür aber mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden. Von daher ist die Online Zeiterfassung eine hervorragende Möglichkeit, um sich als Unternehmen wertvolle Zeit einzusparen.

Wird die Online Zeiterfassung genutzt, kann man sich die Stundenzettel sparen und per Klick die Zeitnachweise generieren und exportieren lassen. Mit dem nächsten Klick wird der Stundenzettel ausgedruckt und für die Lohnerstellung verwendet. Nutzt man die neue Online Zeiterfassung, wird auch kein separates Terminal mehr benötigt. Stattdessen funktioniert die Zeiterfassung über gängige Smartphones, Tablets oder andere Mobilgeräte.

Dank der modernen Technik wird die Zeit auf die Sekunde genau erfasst. So entsteht eine wirklich faire Zeitabrechnung. Vor allem kann man als Arbeitgeber mit einem Klick sehen, welcher Mitarbeiter wie lange gearbeitet hat. Somit gibt es doch viele Vorteile, die die Online Arbeitszeiterfassung mit sich bringt.

Firmen, die über Außendienstmitarbeiter oder Homeoffice Mitarbeiter, aufgrund der erschwerten Corona Situation verfügen, können auch die Zeiten der entsprechenden Personen bequem mobil erfassen lassen. Somit hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, die Zeiten ohne Zettelwirtschaft mit dem Mobilgerät zu vermerken. Dies ist auch ein deutlicher Vorteil für alle Beteiligten.

Für Arbeitgeber ist die Zeiterfassung online eine gute Möglichkeit, um schnell einen Überblick zu erhalten. Ohne großen Aufwand kann man sich die Zeiten anzeigen lassen und bei Bedarf die Lohnabrechnung erstellen. So gibt es keine Unstimmigkeiten mehr und alles läuft fair und zuverlässig ab.

Welche Nachteile der Online Zeiterfassung für Unternehmen sind möglich?

Zu bedenken sind aber auch die Nachteile, die aufkommen können. Die mobile Zeiterfassung ist besonders praktisch, aber auch an die entsprechende Technik gebunden. Mitarbeiter müssen über einen eigenen Laptop oder PC oder ein Firmenhandy verfügen. Die entsprechende Hardware ist somit Grundvoraussetzung.

Zudem könnte eine detaillierte Erfassung über Mobilgeräte auch das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schädigen. Vor allem ist es auch so, dass es nicht bedeutet, wenn Arbeitnehmer 8 Stunden im Unternehmen aktiv sind, dass dies auch wirklich produktiv ist. Unternehmen neigen doch schnell dazu, eher auf die Zeit zu schauen, anstatt auf die wichtige Produktivität.

Wird zu sehr auf die Arbeitszeit geschaut, kann sich dies in der Tat negativ auf die Leistung der Mitarbeiter auswirken. Deswegen ist es wichtig, immer ein gutes Mittelmaß zu finden, um die Zeiterfassung, die Produktivität und das Miteinander optimal miteinander zu vereinen.

Arbeitgeber müssen auch aufpassen, dass sie nicht gegen den Datenschutz verstoßen. Deswegen ist es relevant, die Daten wirklich nur zur Zeiterfassung zu verwenden und nicht noch anderweitig zu nutzen. Die Daten sollten Arbeitgeber stets anonymisiert aufbewahren, um keine datenschutzrelevanten Faktoren zu missachten.

Welche Vor- und Nachteile gibt es für Mitarbeiter?

Aber auch die Mitarbeiterseite muss beleuchtet werden. Zu erwähnen ist zunächst einmal die Fairness. Wer viel zu tun hat und viele Überstunden macht, der kann über die Zeiterfassung die entsprechenden Stunden nachweisen. Dank des individuellen Arbeitszeitkontos können Stunden letztendlich nachweislich abgefeiert werden.

Zudem gibt es für Mitarbeiter viel Transparenz. Sie sehen schnell, ob Minusstunden oder Überstunden angefallen sind. Wichtig ist aber auch, dass das Arbeitszeitgesetz mit sämtlichen Vorgaben eingehalten wird. Zudem lassen sich dank der Zeiterfassung Urlaubstage im Vorfeld besser einkalkulieren, was für beide Seiten gut ist.

Als Nachteil könnte der Vertrauensverlust erwähnt werden. Mitarbeiter könnten sich überwacht und kontrolliert fühlen, was zu einem schlechteren Betriebsklima beitragen könnte. Zudem kann es passieren, dass Mitarbeiter nur noch Dienst nach Vorschrift machen und die im Arbeitsvertrag vereinbarten Stunden leisten. Das ergebnisorientierte Arbeiten könnte Schaden nehmen.

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